Libor Kubín Τον τελευταίο καιρό έχει γίνει πολύς λόγος για τη μέθοδο GTD - Getting Things Done, η οποία βοηθά τους ανθρώπους να είναι πιο παραγωγικοί, να διαχειρίζονται την εργασία και την προσωπική τους ζωή. Στις 27 Απριλίου, το 1ο συνέδριο για αυτή τη μέθοδο θα πραγματοποιηθεί στην Τσεχία και το Jablíčkař.cz κάλεσε έναν από τους πιο διάσημους στη συνέντευξη. Lukáš Gregor, δάσκαλος, συντάκτης, blogger και επίσης λέκτορας GTD.
Χαιρετισμούς, Λούκας. Ας πούμε ότι δεν έχω ακούσει ποτέ για το GTD. Μπορείτε να μας πείτε, ως λαϊκοί, περί τίνος πρόκειται;
Η μέθοδος Getting Things Done είναι ένα εργαλείο που μας επιτρέπει να είμαστε πολύ πιο παραγωγικοί. Βασίζεται στο γεγονός ότι, παρά το γεγονός ότι ο εγκέφαλος είναι ένα συναρπαστικό όργανο, έχει ορισμένους περιορισμούς που εμείς οι ίδιοι μποϊκοτάρουμε (ή δεν γνωρίζουμε). Για παράδειγμα, πλημμυρίζοντας ή μάλλον ξεχορταίνοντάς το για εντελώς ακατανόητους λόγους. Σε μια τέτοια κατάσταση, δύσκολα μπορεί να χρησιμοποιηθεί στο μέγιστο των δυνατοτήτων του κατά τις δημιουργικές διαδικασίες, όταν σκέφτεται, όταν μαθαίνει και δεν μπορεί καν να ξεκουραστεί πλήρως. Αν βοηθήσουμε το κεφάλι μας από έρμα (που σημαίνει: από πράγματα που δεν χρειάζεται πραγματικά να κουβαλάμε στο κεφάλι μας), κάνουμε το πρώτο βήμα για να είμαστε αποτελεσματικοί.
Και η μέθοδος GTD προσφέρει καθοδήγηση σε λίγα μόλις βήματα για να φτάσετε σε αυτή την κατάσταση ηρεμίας και ικανότητας εστίασης. Πώς να καθαρίσετε το κεφάλι σας χρησιμοποιώντας αναβολή είδη στο λεγόμενο γραμματοκιβώτιο και πώς να οργανώσετε όλα τα έργα και τις «εργασίες» σας, προσωπικές ή εργασιακές, σε ένα σαφές σύστημα.
Σε ποιον προορίζεται η μέθοδος, ποιον μπορεί να βοηθήσει;
Ποτίζει το στόμα μου που χωράει για κάθε, έχει τα μειονεκτήματά του. Αν το δω μέσα από διαφορετικούς τύπους θέσεων εργασίας, εκείνες που βασίζονται ουσιαστικά στην οξύτητα και την ανταπόκριση στο περιβάλλον (για παράδειγμα πυροσβέστες, γιατροί, αλλά και διάφορες τεχνικές υποστήριξης, άτομα στα τηλέφωνα...) θα μπορώ να χρησιμοποιήσω μόνο ένα κλάσμα της μεθόδου, ή απλά θα χρησιμοποιήσουν τη μέθοδο για την προσωπική τους ανάπτυξη, προσωπικό επίπεδο. Και επίσης δεν είναι μια μέθοδος για όλους, γιατί υπάρχουν άνθρωποι που βρίσκουν οποιαδήποτε τάξη, συστηματοποίηση τρομακτική ή απλώς τους παραλύει περισσότερο από το χάος.
Και στην πραγματικότητα μια ακόμη κατηγορία – σίγουρα δεν είναι για εκείνους που χωρούν όλα τα προβλήματά τους στη μέθοδο με τη δική τους αδύναμη θέληση, νομίζοντας ότι θα τους βοηθήσει από μόνος του, ίσως ακόμη και να ζήσουν μια πιο ευτυχισμένη ζωή...
Όλες οι άλλες ομάδες ανθρώπων μπορούν να ξεκινήσουν με το GTD.
Υπάρχουν άλλες παρόμοιες μέθοδοι; Εάν ναι, πώς θα τα συγκρίνατε με το GTD;
Υπάρχει ανάγκη να απομυθοποιηθεί κάπως η GTD. Χωρίς να εμβαθύνουμε στην ιστορία των εκτιμήσεων παραγωγικότητας, έχουν γίνει κατανοητά προσπάθειες επίλυσης προβλημάτων διαχείρισης χρόνου για μεγάλο χρονικό διάστημα (ναι, ήδη από την αρχαία Ελλάδα). Αν και το GTD δεν αφορά άμεσα αυτό, δεν είναι επίσης κάποιο νέο θαύμα, ένα φάρμακο που ο David Allen θα είχε εφεύρει από το μπλε μέσα από ξέφρενα πειράματα στο εργαστήριο. Η μέθοδος περιέχει περισσότερη κοινή λογική παρά πειραματισμό, θα τολμούσα ακόμη και αιρετικός να πω αυτή την ετικέτα μέθοδος την βλάπτει κατά κάποιο τρόπο, και θα τονίσω ακριβώς αυτή την πτυχή εργαλεία a λογική ακολουθία βημάτων, που μπορεί να βοηθήσει.
Απλώς προτείνω ότι σίγουρα υπάρχουν παρόμοια μεθόδους, προσεγγίσεις που μιλάνε για το πώς να τακτοποιήσεις καλύτερα τις «υποχρεώσεις» σου, κάποιοι έχουν τέτοιες μεθόδους χωρίς να τις διαβάζουν από πουθενά, απλώς το σκέφτονται. (Παρεμπιπτόντως, οι γυναίκες οδηγούν προς αυτή την κατεύθυνση.) Αλλά αν έβρισκα κάποιον άλλον εντελώς εργαλείο, που ισχύει άμεσα για το GTD, θα ήταν σίγουρα η μέθοδος ZTD (Zen To Done, μεταφράστηκε ως Zen και έγινε εδώ). Είναι μια κατάλληλη λύση εάν ένα άτομο έχει ήδη μυρίσει GTD και έχει αρχίσει να λύνει το πρόβλημα της ιεράρχησης των εργασιών, επειδή ο Leo Babauta συνδύασε το GTD με την προσέγγιση του Stephen Covey και διατύπωσε τα πάντα με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι απλό. Ή κατάλληλη λύση αν δεν θέλει να λύσει το GTD, δεν θέλει καν να διαβάσει Covey, είναι περισσότερο ελεύθερος επαγγελματίας, μινιμαλιστικό ον.
Ποιο είναι λοιπόν το πρώτο βήμα στο δρόμο προς το GTD αν συνειδητοποιήσω ότι θέλω να κάνω κάτι με το χρόνο και τις εργασίες μου;
Συνιστώ πάντα στους αρχάριους να κάνουν τουλάχιστον δύο, τρεις ώρες συχνά για απόλυτη ηρεμία. Παίξτε λίγη ωραία μουσική, ίσως ανοίξετε ένα μπουκάλι κρασί. Πάρτε ένα φύλλο χαρτιού και γράψτε τα όλα πάνω του, είτε σε κουκκίδες είτε χρησιμοποιώντας έναν χάρτη μυαλού projecty, στο οποίο εργάζονται αυτή τη στιγμή. Αξιοποιήστε στο έπακρο το κεφάλι σας. Ίσως οι λεγόμενοι τομείς ενδιαφέροντος (= ρόλοι) που μου αρέσει να χρησιμοποιώ, για παράδειγμα υπάλληλος, σύζυγος, πατέρας, αθλητής... και μεμονωμένα έργα ή ομάδες/λίστες υποχρεώσεων, να βοηθήσουν επίσης.
Γιατί όλα αυτά; Σε τελική ανάλυση, μόλις αφαιρέσετε αυτά τα βασικά από το μυαλό σας, θα μπορείτε να αρχίσετε να ασκείτε το GTD. Ξεκινήστε να καθυστερείτε, καταγράψτε το εισερχόμενο ερέθισμα και μετά αντιστοιχίστε το στο έργο που έχετε ήδη επισημάνει κατά την ταξινόμηση.
Αλλά και η ερώτηση περιελάμβανε κάνε κάτι με το χρόνο σου. Προς αυτή την κατεύθυνση, το GTD δεν είναι το πιο κατάλληλο ή δημιουργεί το υπόβαθρο, τα θεμέλια, αλλά δεν είναι θέμα προγραμματισμού. Εδώ θα συνιστούσα να πάρετε ένα βιβλίο Το πιο σημαντικό πρώτα, ή απλά να σταματήσω, να πάρω μια ανάσα και να σκεφτώ πού είμαι αυτή τη στιγμή, πού θέλω να πάω, τι κάνω για αυτό... Είναι μάλλον για μια άλλη συζήτηση, αλλά η GTD θα επιτρέψει σε ένα άτομο να σταματήσει και να πάρει μια ανάσα.
Τι χρειάζομαι για να χρησιμοποιήσω το GTD; Χρειάζεται να αγοράσω κάποιο εργαλείο; Τι θα πρότεινες?
Φυσικά, η μέθοδος αφορά πρωτίστως τις σωστές συνήθειες, αλλά δεν θα υποτιμούσα την επιλογή του εργαλείου, γιατί επηρεάζει και το πόσο καλά θα καταφέρουμε να ζήσουμε με τη μέθοδο. Ειδικά στην αρχή, όταν μόλις χτίζετε την εμπιστοσύνη σας στη μέθοδο, ένα καλό εργαλείο είναι πολύ σημαντικό. Θα μπορούσα να προτείνω κάποια εξειδικευμένη εφαρμογή, αλλά θα ήμουν πιο προσεκτικός. Για αρχάριους, είχα μια καλή εμπειρία με το Wunderlist, το οποίο είναι περισσότερο μια περίπλοκη "λίστα υποχρεώσεων", αλλά ορισμένες διαδικασίες μπορούν ήδη να δοκιμαστούν και να μαθευτούν σε αυτήν.
Κάποιοι όμως αισθάνονται πολύ πιο άνετα με μια λύση χαρτιού, η οποία έχει τη γοητεία της, αλλά και τα όριά της, σίγουρα δεν είναι τόσο ευέλικτη κατά την αναζήτηση και το φιλτράρισμα εργασιών.
Γιατί η μέθοδος έχει περισσότερες εφαρμογές λογισμικού για την Apple παρά για τα Windows; Αυτό το γεγονός εκδηλώνεται με οποιονδήποτε τρόπο στους ενδιαφερόμενους για τη μέθοδο;
Η προσφορά για τα Windows δεν είναι μικρή, αλλά είναι κυρίως εργαλεία που υπάρχουν αντί να χρησιμοποιούνται. Η επικράτηση των εφαρμογών GTD για την πλατφόρμα της Apple μπορεί επίσης να προέλθει από τις ομάδες που εργάζονται με τη μέθοδο - αρκετά συχνά είναι ελεύθεροι επαγγελματίες ή άτομα από τον χώρο της πληροφορικής. Και αν μπούμε στον εταιρικό κόσμο, είναι δυνατό να χρησιμοποιήσουμε το Outlook απευθείας για το GTD.
Υπάρχει διαφορά μεταξύ της χρήσης του GTD για φοιτητές, διευθυντές πληροφορικής, μητέρες που μένουν στο σπίτι ή ακόμα και ηλικιωμένους;
Όχι κατ' αρχήν. Μόνο τα έργα θα είναι διαφορετικά, για κάποιους θα επικρατεί πιο λεπτομερής διαχωρισμός σε επιμέρους βήματα, ενώ για άλλους θα επικρατεί η εργασία με ρουτίνες. Αυτή ακριβώς είναι η δύναμη του GTD, η καθολικότητά του.
Τι κάνει τη μέθοδο GTD τόσο μοναδική που αποκτά νέους και νέους θαυμαστές;
Απαντώ εν μέρει σε αυτό σε προηγούμενες απαντήσεις σε ερωτήσεις. Το GTD βασίζεται στην κοινή λογική, σέβεται τη λειτουργία (και τους περιορισμούς) του εγκεφάλου, αντιπροσωπεύει μια διαδικασία οργάνωσης πραγμάτων και αυτό δεν χρειάζεται να είναι μόνο εργασίες, αλλά και η διάταξη του γραφείου ή των πραγμάτων στο εργαστήριο. Είναι καθολικό και σίγουρα μπορεί να βοηθήσει αμέσως μετά την εμφύτευσή του, κάτι που το βλέπω ως μεγάλο πλεονέκτημα. Τα αποτελέσματα είναι απτά και άμεσα, αυτό που χρειάζεται κανείς. Επιπλέον, μπορείτε να αρχίσετε να εργάζεστε με αυτό ακόμη και κατά την περίοδο τύπου. Εάν σκοπεύατε να αρχίσετε να σκέφτεστε την αποστολή σας, θα ήταν πραγματικά πολύ δύσκολο σε ένα σωρό καυτές προθεσμίες.
Απλώς θα ήμουν προσεκτικός με αυτή τη λέξη μοναδικό, μάλλον το παίρνω ως δυνατά σημεία της. Είτε είναι μοναδικό, θα το αφήσω σε όσους ενδιαφέρονται. Μου ταιριάζει που μου ήρθε το GTD όταν το χρειαζόμουν, με βοήθησε και γι' αυτό το διέδωσα περαιτέρω.
Πώς μοιάζει το GTD εκτός Τσεχίας; Πώς είναι στη χώρα καταγωγής του, τις ΗΠΑ;
Το μόνο που μπορώ να πω είναι ότι η επικράτηση και η ευαισθητοποίηση φαίνεται να είναι μεγαλύτερη στη Δύση παρά εδώ. Αλλά δεν το ακολουθώ ιδιαίτερα, δεν έχω και πολλούς λόγους. Για μένα είναι σημαντική η δική μου εμπειρία και η εμπειρία όσων επικοινωνούν μαζί μου, που διαβάζουν το site mitvsehotovo.cz, ή που περνούν από τις προπονήσεις μου. Διαβάζω και περιηγούμαι σε εξειδικευμένα ιστολόγια από το εξωτερικό, αλλά η χαρτογράφηση της κατάστασης του GTD στον κόσμο είναι ένας τομέας που είναι πέρα από τις ανάγκες μου αυτή τη στιγμή.
Αντίστροφα, πώς είναι η κοινότητα των οπαδών του GTD στην Τσεχία;
Βρέθηκα να ζω σε μια κάπως στρεβλή πραγματικότητα. Περιτριγυρισμένος από αρκετούς χρήστες του GTD, είχα για λίγο την εντύπωση ότι τελικά ήταν κάτι τόσο οικείο! Αλλά hey, η συντριπτική πλειοψηφία του κόσμου γύρω μου δεν έχει ακούσει ποτέ για το GTD και στην καλύτερη περίπτωση μπορεί να χρησιμοποιήσει μόνο τη λέξη διαχείριση χρόνου.
Λοιπόν, υπάρχει επίσης μια περίεργη ομάδα ανθρώπων που πιστεύουν ότι η GTD μετατρέπεται σε κάποιο είδος θρησκείας, αλλά δεν ξέρω πραγματικά από πού προέρχεται αυτό το συναίσθημα. Επειδή κάποιος που το χρησιμοποιεί μοιράζεται την εμπειρία του ή αναζητά συμβουλές και συμβουλές από άλλους;
Η έκταση της κοινότητας των οπαδών του GTD στην Τσεχική Δημοκρατία δεν μπορεί να υπερεκτιμηθεί. 376 ερωτηθέντες απάντησαν σε ένα εξειδικευμένο ερωτηματολόγιο, το οποίο δημιουργήθηκε στο πλαίσιο διπλωματικής εργασίας, το οποίο μας εξέπληξε ευχάριστα. Ο ιστότοπος Mítvšehetovo.cz επισκέπτονται περίπου 12 χιλιάδες άτομα την εβδομάδα, αλλά ο ιστότοπος έχει επεκταθεί εννοιολογικά για να συμπεριλάβει άλλους τομείς προσωπικής ανάπτυξης, επομένως αυτός ο αριθμός δεν μπορεί να ληφθεί ως απάντηση στο ενδιαφέρον για το GTD στην Τσεχική Δημοκρατία.
Συμμετέχετε στην οργάνωση 1ο συνέδριο GTD εδώ. Γιατί δημιουργήθηκε το συνέδριο;
Αντιλαμβάνομαι κυρίως δύο βασικά κίνητρα για συνέδρια: α) να επιτρέψουν τη συνάντηση της δεδομένης κοινότητας, να εμπλουτίσουν ο ένας τον άλλον, β) να προσελκύσουν τους ασήμαντους, ανθρώπους έξω από αυτόν τον κύκλο και να επεκτείνουν το οπτικό τους πεδίο με κάτι, ίσως ακόμη και εκπαιδεύσει...
Μπορεί να έρθει στο συνέδριο ένας αρχάριος ή ένας εντελώς απλός για το GTD; Δεν θα νιώσει χαμένος εκεί;
Αντιθέτως, πιστεύω ότι αυτό το συνέδριο με χαρά καλωσόρισε αρχάριους ή μη μυημένους. Στόχος μας δεν είναι -όπως μας κατηγορούν κάποιοι- η ενίσχυση λατρεία του GTD, αλλά για να μιλήσουμε για παραγωγικότητα και αποτελεσματικότητα, βρείτε τρόπους να βάλετε τα πράγματα σε τάξη, να εξισορροπήσετε την εργασία και την προσωπική ζωή κ.λπ. Και για αυτό χρειάζεται το όραμα όσων δεν έχουν ακούσει ποτέ για μεθόδους ή ακόμα τις αναζητούν. Παρεμπιπτόντως - είμαι ακόμα αναζητητής, αν και εκπαιδεύω το GTD.
Προσπαθήστε να προσελκύσετε τους αναγνώστες μας στο συνέδριο. Γιατί να την επισκεφτούν;
Η διαίσθησή μου μου λέει ότι όλα θα γίνουν σε μια πολύ ευχάριστη ατμόσφαιρα. Το περιβάλλον είναι όμορφο, η ομάδα των ανθρώπων που το οργανώνουν είναι ανθρώπινα κοντά μου, οι προσκεκλημένοι ομιλητές και οι καλεσμένοι είναι υψηλής ποιότητας, λένε ότι πρέπει να υπάρχουν εξαιρετικά αναψυκτικά και φαγητό... Λοιπόν, νομίζω ότι θα είναι απλά ένα εξαιρετικό ημέρα!
Τι θα έλεγες σε άτομα που δεν μπορούν να συμβαδίσουν με τα καθήκοντά τους στην επαγγελματική τους ζωή και θα ήθελαν λίγη τάξη και στην ιδιωτική τους ζωή;
Το άλφα και το ωμέγα είναι η συνειδητοποίηση της πολυτιμότητας του δώρου που λάβαμε και που συνεχίζουμε να λαμβάνουμε, με κάθε ξύπνημα σε μια νέα μέρα. Ότι είμαστε, ότι ζούμε. Ζούμε σε έναν συγκεκριμένο χώρο και σε έναν συγκεκριμένο χρόνο. Και ακριβώς αυτός ο χρόνος είναι μια ποσότητα με τόσα άγνωστα που θα έπρεπε να τον παρακολουθούμε πολύ περισσότερο. Μπορούμε να εξοικονομήσουμε χρήματα, μπορούμε επίσης να τα δανειστούμε από κάποιον, ο χρόνος απλά περνάει, όσο κι αν το σκεφτόμαστε. Θα ήταν υπέροχο να τον ευχαριστούσαμε και να τον εκτιμούσαμε. Μόνο τότε μπορεί η οργάνωση και ο προγραμματισμός να έχουν νόημα και να είναι πραγματικά αποτελεσματικοί.
Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα για τη μέθοδο GTD, μπορείτε να έρθετε και να δείτε το 1ο συνέδριο GTD στην Τσεχική Δημοκρατία με μια ολόκληρη σειρά από τους καλύτερους ομιλητές και ομιλητές στον τομέα αυτής της μεθόδου. Η ιστοσελίδα του συνεδρίου και η δυνατότητα εγγραφής μπορείτε να βρείτε παρακάτω από αυτόν τον σύνδεσμο.
Λουκά, ευχαριστώ για τη συνέντευξη.
