Jiří Filip Εμπορικό μήνυμα: Η τρέχουσα προσφορά στην αγορά για συστήματα διαχείρισης μικρών επιχειρήσεων είναι πραγματικά μεγάλη. Ταυτόχρονα, η επιλογή του σωστού λογισμικού είναι μια πραγματικά σημαντική απόφαση. Εξάλλου, δεν θέλετε να μάθετε σε λίγες εβδομάδες ότι κάνατε μια ακατάλληλη επιλογή, μεταβείτε σε άλλη εφαρμογή και εκπαιδεύστε ολόκληρη την ομάδα από την αρχή. Πώς, λοιπόν, πλοηγείστε στην πολυσύχναστη αγορά και επιλέγετε λογισμικό που θα αναπτυχθεί μαζί σας, ενώ παράλληλα ακολουθείτε τις τελευταίες τάσεις;
Δείτε τις συμβουλές μας για το πώς να επιλέξετε το καλύτερο σύστημα για την επιχείρησή σας και ποιες απαιτήσεις πρέπει να πληροί το λογισμικό πληροφοριών.
Γιατί να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα διαχείρισης μικρών επιχειρήσεων;
Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους μια επιχείρηση πρέπει να χρησιμοποιεί εταιρικό λογισμικό. Όχι μόνο μεγάλες εταιρείες, όπου είναι αυτονόητο η διατήρηση της οργάνωσης σε ολόκληρη την εταιρεία και όλες τις ομάδες. Αλλά και για τις μικρές εταιρείες, όπου ένα τέτοιο εργαλείο διαχείρισης επιχειρήσεων μπορεί να είναι ένα ισχυρό εργαλείο για τη βελτίωση των διαδικασιών της εταιρείας. Αυτό οδηγεί σε αύξηση της ανταγωνιστικότητας και της επιτυχίας της εταιρείας μακροπρόθεσμα.
Ίσως βρίσκεστε σε μια κατάσταση όπου η εταιρεία σας χρησιμοποιεί ήδη κάποια εργαλεία... ένα για τιμολόγηση, ένα για επικοινωνία, διαχειρίζεστε ταμειακές ροές στο Excel, στο δεύτερο Excel έχετε μια λίστα πελατών, ένα ημερολόγιο, καταστάσεις και τα υπόλοιπα σε χαρτί . Εάν αυτή η λύση σας φαίνεται λίγο χαοτική, τότε αναζητήστε ένα πιο ολοκληρωμένο σύστημα που καλύπτει τις περισσότερες από τις ανάγκες διαχείρισης της επιχείρησής σας σε ένα μέρος.
Οι κύριοι λόγοι για τους οποίους ακόμη και οι μικρές εταιρείες πρέπει να εφαρμόσουν ένα σύστημα διαχείρισης εταιρείας:
- Βελτίωση της αποδοτικότητας και της παραγωγικότητας: Αποτελεσματικός πληροφοριακό σύστημα επιχείρησης επιτρέπει την αυτοματοποίηση των διαδικασιών, τη μείωση των σφαλμάτων κατά τη χειροκίνητη εισαγωγή ή αντιγραφή δεδομένων και σημαντική εξοικονόμηση χρόνου. Αυτό οδηγεί σε βελτιωμένη αποδοτικότητα και παραγωγικότητα των εργαζομένων και αυξάνει την απόδοση της εταιρείας.
- Καλύτερη διαχείριση χρόνου: Ένα σύστημα διαχείρισης επιχειρήσεων διευκολύνει τον προγραμματισμό και την οργάνωση του χρόνου, των εργασιών και των έργων, επιτρέποντας στους υπαλλήλους να εστιάζουν περισσότερο στην εργασία τους και να μειώνουν το άγχος.
- Πιο αποτελεσματική ανταλλαγή και διαχείριση πληροφοριών: Ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης βοηθά στη διαχείριση δεδομένων και πληροφοριών και επιτρέπει καλύτερη πρόσβαση και κοινή χρήση δεδομένων μεταξύ διαφορετικών τμημάτων και υπαλλήλων. Αυτό οδηγεί σε βελτιωμένη συνεργασία μεταξύ των εργαζομένων, καθώς και ότι έχετε όλα τα σημαντικά έγγραφα σε ένα μέρος και αυτό σημαίνει ότι δεν υπάρχει πλέον ξέφρενη αναζήτηση στα χαρτιά.
- Πιο ακριβής και ταχύτερη λήψη αποφάσεων: Το σύστημα διαχείρισης της εταιρείας παρέχει πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο για την κατάσταση των έργων και των δραστηριοτήτων της εταιρείας, επιτρέποντας ταχύτερη και καλύτερα ενημερωμένη λήψη αποφάσεων.
- Μείωση κόστους:Ένα πληροφοριακό σύστημα για μικρές επιχειρήσεις επιτρέπει καλύτερο σχεδιασμό και έλεγχο των εσόδων και των εξόδων και βοηθά στον εντοπισμό περιοχών όπου το κόστος μπορεί να μειωθεί.
Ποιες λειτουργίες να αναζητήσετε σε ένα σύστημα διαχείρισης εταιρείας;
Αυτοματοποίηση
Ένα σύστημα διαχείρισης επιχειρήσεων θα πρέπει να επιτρέπει την αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων διαδικασιών ή απλών δραστηριοτήτων για την ελαχιστοποίηση των λαθών και τη σπατάλη χρόνου σε επαναλαμβανόμενες εργασίες. Ο αυτοματισμός μπορεί περιλαμβάνουν, για παράδειγμα, επαναλαμβανόμενη τιμολόγηση, υπενθυμίσεις πληρωμής, αυτόματη αποστολή email, δημιουργία αναφορών ή δημιουργία εργασιών ή έργων από πρότυπα. Με αυτόν τον τρόπο μπορεί να μειωθεί η επιβάρυνση των εργαζομένων, να μειωθούν τα λάθη και να βελτιωθεί η αποδοτικότητα της εργασίας.
Cloud αποθήκευση δεδομένων
Η χρήση της αποθήκευσης δεδομένων cloud μπορεί να επιτρέψει την ευκολότερη και ασφαλέστερη κοινή χρήση δεδομένων εντός της εταιρείας, όλα είναι ξεκάθαρα σε ένα μέρος. Επιτρέπει επίσης την πρόσβαση σε δεδομένα από οποιοδήποτε μέρος και οποιαδήποτε στιγμή, γεγονός που αυξάνει την αποδοτικότητα της εργασίας και επιτρέπει την ταχεία ανταλλαγή πληροφοριών. Η αποθήκευση δεδομένων στο cloud θα εκτιμηθεί επίσης από όλες τις εταιρείες όπου τα μέλη της ομάδας εργάζονται από ένα γραφείο στο σπίτι, για παράδειγμα.
Διαχείριση εργασιών
Το λογισμικό διαχείρισης επιχειρήσεων θα πρέπει να επιτρέπει την εύκολη παρακολούθηση και διαχείριση των εργασιών και των προθεσμιών τους. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει, για παράδειγμα, προγραμματισμό και ανάθεση εργασιών, παρακολούθηση της κατάστασης ολοκλήρωσης εργασιών και υπενθύμιση εργασιών σε εκκρεμότητα. Χάρη σε αυτό, τα μέλη της ομάδας μπορούν κατανέμουν την εργασία πιο αποτελεσματικά, παρακολουθούν τον φόρτο εργασίας τους και ολοκληρώνουν έγκαιρα όλες τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί.
Řízení projectů
Το σύστημα διαχείρισης της εταιρείας θα πρέπει να επιτρέπει την αποτελεσματική διαχείριση του έργου, συμπεριλαμβανομένου του σχεδιασμού, του συντονισμού και της παρακολούθησης της προόδου του έργου. Αυτό περιλαμβάνει, για παράδειγμα, τον προγραμματισμό του προϋπολογισμού, την αποτελεσματικότητα και την κερδοφορία των έργων. Ένα τέτοιο σύστημα επιτρέπει στην εταιρεία να διαχειρίζεται καλύτερα τα έργα της και να επιτυγχάνει καλύτερα αποτελέσματα και κέρδη.
Στην ιδανική περίπτωση, το επιλεγμένο εργαλείο θα πρέπει να προσφέρει πολλαπλές επιλογές για γραφική αναπαράσταση έργων, όπως πίνακες Kanban, γραφήματα Gantt ή επισκοπήσεις πινάκων για σαφή απεικόνιση έργων, προϋπολογισμών, ανάθεσης εργασιών, κατάστασης και προόδου.
CRM
Το επιχειρηματικό λογισμικό θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει εργαλεία διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM). Αυτό δίνει τη δυνατότητα στην εταιρεία να επικοινωνεί πιο αποτελεσματικά με τους πελάτες και να διαχειρίζεται καλύτερα τις απαιτήσεις τους.
Εάν το σύστημα σάς επιτρέπει να ευθυγραμμίσετε το CRM με άλλες διαδικασίες, όπως διαχείριση έργου, τιμολόγηση, διαχείριση συμβολαίων ή προγραμματισμός ταμειακών ροών, μέσα σε μια ενιαία πλατφόρμα διαχείρισης επιχειρήσεων, μπορείτε να δείτε τους πελάτες σας από μια οπτική γωνία 360°.
Διαχείριση φόρτου εργασίας των εργαζομένων
Η λειτουργία διαχείρισης φόρτου εργασίας εργαζομένων θα σας βοηθήσει να κατανείμετε αποτελεσματικότερα την εργασία μεταξύ των μεμονωμένων μελών της ομάδας και έτσι να επιτύχετε τον βέλτιστο φόρτο εργασίας τους. Το σύστημα πληροφοριών της εταιρείας θα πρέπει να επιτρέπει τον προγραμματισμό του χρόνου και των εργασιών με τέτοιο τρόπο ώστε να κατανέμονται δίκαια και να φορτώνονται επαρκώς οι εργαζόμενοι σύμφωνα με τις ικανότητές τους και την απόδοση της εργασίας τους. Ταυτόχρονα, θα έπρεπε να είναι το σύστημα είναι σε θέση να παρακολουθεί το φορτίο και, εάν είναι απαραίτητο, προσφέρετε μια κατάλληλη λύση, για παράδειγμα ανακατανέμοντας εργασίες ή αυξάνοντας τον αριθμό των εργαζομένων στη συγκεκριμένη ομάδα. Το θα επιτρέψει την αυξημένη παραγωγικότητα και την ικανοποίηση των εργαζομένων, που συμβάλλει στη μακροπρόθεσμη επιτυχία της εταιρείας.
Συμβουλές για την επιλογή του καλύτερου λογισμικού για μικρές επιχειρήσεις
Όταν επιλέγετε λογισμικό για μικρές επιχειρήσεις, είναι σημαντικό να προσδιορίσετε τις ανάγκες σας και να λάβετε υπόψη τον προϋπολογισμό σας.
Λάβετε επίσης υπόψη την ευκολία υλοποίησης και χρήσης του λογισμικού, τη δυνατότητα ενσωμάτωσης με άλλα συστήματα και λογισμικό, την εφαρμογή για φορητές συσκευές και την πολυπλοκότητα των χαρακτηριστικών.
1. Προσδιορίστε τις ανάγκες σας:
Πριν ξεκινήσετε την αναζήτηση του κατάλληλου λογισμικού, σκεφτείτε ποιες λειτουργίες και δυνατότητες χρειάζεστε για να διαχειριστείτε την επιχείρησή σας.
Λάβετε υπόψη ότι ορισμένα λογισμικά προσφέρουν εξειδικευμένες δυνατότητες για ορισμένες βιομηχανίες, ενώ άλλα είναι καθολικά και μπορούν να προσαρμοστούν στις ανάγκες διαφορετικών βιομηχανιών.
2. Ευκολία εγκατάστασης και χρήσης του λογισμικού:
Σκεφτείτε πόσο γρήγορα μπορείτε να εφαρμόσετε νέο λογισμικό στην επιχείρησή σας και πόσο εύκολο είναι στη χρήση του.
Η εύρεση λογισμικού με διαισθητική διεπαφή και εύκολη εγκατάσταση μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να ελαχιστοποιήσει την εκπαίδευση των εργαζομένων. Ιδανικά, το λογισμικό διαθέτει διαδικτυακά σεμινάρια και εκπαιδευτικά βίντεο για να σας βοηθήσει με την εκπαίδευση ή προσφέρει συμβουλές όπου μπορείτε να συμβουλευτείτε σχετικά με την εφαρμογή του συστήματος στην εταιρεία σας.
3. Λύσεις με λειτουργικότητα οικονομικής διαχείρισης:
Μια πιο προηγμένη λύση λογισμικού με λειτουργικότητα οικονομικής διαχείρισης μπορεί να βοηθήσει τις μικρές επιχειρήσεις να παρακολουθούν και να διαχειρίζονται οικονομικές λειτουργίες. Αυτό θα σας δώσει μια επισκόπηση των εσόδων και των εξόδων στην τρέχουσα στιγμή και στο εγγύς μέλλον ή την εκπλήρωση των προϋπολογισμών. Μπορείτε να προβλέψετε την εξέλιξη των ταμειακών ροών για τους επόμενους μήνες, την κερδοφορία των έργων και τα αδύναμα σημεία όπου τα χρήματα διαρρέουν άσκοπα στην εταιρεία.
4. Δυνατότητα ενοποίησης με άλλα συστήματα και λογισμικό:
Σκεφτείτε ποιο άλλο λογισμικό χρησιμοποιείτε και εάν το νέο λογισμικό είναι συμβατό και μπορεί εύκολα να ενσωματωθεί με άλλα συστήματα. Μια προσβάσιμη προγραμματιζόμενη διεπαφή (API) είναι επομένως βασικό. Το Make είναι επίσης μια δημοφιλής πλατφόρμα ενοποίησης, η οποία επιτρέπει την προηγμένη ενσωμάτωση και αυτοματοποίηση.
Η αναζήτηση λογισμικού με δυνατότητες εισαγωγής και εξαγωγής δεδομένων μπορεί να διευκολύνει την εργασία σας και να ελαχιστοποιήσει τη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων.
5. Λάβετε υπόψη τον προϋπολογισμό σας:
Όταν επιλέγετε λογισμικό, λάβετε υπόψη τον προϋπολογισμό σας και προσπαθήστε να βρείτε μια λύση που να καλύπτει τις ανάγκες σας και να είναι προσιτή για την επιχείρησή σας.
Να είστε προσεκτικοί όταν συγκρίνετε τις προσφορές και να σκεφτείτε εάν τα πρόσθετα χαρακτηριστικά αξίζουν την υψηλότερη τιμή. Μια δωρεάν δοκιμαστική έκδοση θα πρέπει να είναι αυτονόητη.
6. Η εφαρμογή για κινητά περιλαμβάνει:
Η διαθεσιμότητα μιας έκδοσης για φορητές συσκευές του συστήματος διαχείρισης επιχειρήσεων επιτρέπει σε εσάς και τους υπαλλήλους σας να παραμένετε συνδεδεμένοι και να ανταποκρίνεστε εν κινήσει, ανεξάρτητα από την τρέχουσα τοποθεσία και τον εξοπλισμό. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν πρόκειται για τη διαχείριση υβριδικών και απομακρυσμένων ομάδων και δραστηριοτήτων.
Λάβετε υπόψη ότι η εφαρμογή για κινητά θα πρέπει να είναι εύκολη στη χρήση και διαθέσιμη σε διαφορετικά λειτουργικά συστήματα.
7. Συνολικές λειτουργίες αναφοράς:
Μια λύση λογισμικού με ολοκληρωμένες λειτουργίες αναφοράς μπορεί να βοηθήσει τις μικρές επιχειρήσεις να παρακολουθούν και να αναλύουν την απόδοση της επιχείρησής σας, να παρακολουθούν την αποτελεσματικότητα των δραστηριοτήτων, των έργων και των καμπανιών σας, ώστε να μπορείτε να ανταποκρίνεστε με ευελιξία σε αναδυόμενες καταστάσεις.
Στην ιδανική περίπτωση, το λογισμικό της εταιρείας σας θα παρέχει πολύτιμες πληροφορίες για την οικονομική σας απόδοση, πρόοδος έργων και εργασιών, ικανότητα και αξιοποίηση εργαζομένων και πολλά άλλα. Επιπλέον, η προηγμένη λύση σάς επιτρέπει να δημιουργείτε τις δικές σας γραφικές αναφορές και να ορίζετε διάφορα κριτήρια για τη συγκέντρωση και ταξινόμηση δεδομένων.
8. Λειτουργία επικοινωνίας εξαρτημάτων:
Η αναζήτηση λογισμικού με δυνατότητες επικοινωνίας, όπως εργαλεία συνομιλίας ή κοινή χρήση αρχείων, μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται αποτελεσματικά τις εσωτερικές επικοινωνίες.
Επίσης, η αναζήτηση λογισμικού που μπορεί να ενσωματωθεί με άλλα εργαλεία επικοινωνίας, όπως οι βιντεοκλήσεις, μπορεί να είναι χρήσιμη για εύκολη ομαδική συνεργασία.
Έχετε ήδη επιλεγεί;
Ως ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, έχουμε πολλά να αντιμετωπίσουμε και συχνά δεν είναι εύκολο να συνδυάσουμε τα πάντα. Η σωστή λύση λογισμικού για τη διαχείριση της επιχείρησής σας μπορεί να σας προσφέρει μεγάλο πλεονέκτημα έναντι του ανταγωνισμού σας. Ξαφνικά θα λάβετε μια επισκόπηση - των παραγγελιών και των εργασιών και των προθεσμιών τους, των πελατών και της επικοινωνίας μαζί τους, των ταμειακών ροών και του φόρτου εργασίας των μεμονωμένων μελών της ομάδας. Θα εξοικονομήσετε πολύ χρόνο σε επαναλαμβανόμενες εργασίες με χαμηλή προστιθέμενη αξία. Αντίθετα, μπορείτε να εστιάσετε την ενέργειά σας στην καινοτομία και τις λύσεις που προωθούν την επιχείρησή σας.
Συγγραφέας: Caflou - Όλα σε ένα σύστημα διαχείρισης για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις
Ο Caflou θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε αποτελεσματικά ολόκληρη την εταιρεία και τα οικονομικά της. Θα σας επιτρέψει να παρακολουθείτε τις ταμειακές ροές και να προβλέψετε τη μελλοντική τους εξέλιξη. Θα απαλλαγείτε από τη συνηθισμένη εργασία, θα μειώσετε το ποσοστό σφαλμάτων, θα βελτιώσετε την ομαδική εργασία και θα αυξήσετε την απόδοση της εταιρείας. Όλα σε ένα μέρος. Από οπουδήποτε και σε προσιτή τιμή.
