Peter Binder Στο δεύτερο μέρος της σειράς OmniFocus, εστιάζοντας στη μέθοδο Getting Things Done, θα συνεχίσουμε με το πρώτο μέρος και θα επικεντρωθούμε στην έκδοση για Mac OS X. Εμφανίστηκε στις αρχές του 2008 και ξεκίνησε το επιτυχημένο ταξίδι αυτής της εφαρμογής μεταξύ των χρηστών.
Νομίζω ότι αν το OmniFocus αποτρέπει τους πιθανούς χρήστες, μπορεί να είναι η τιμή και τα γραφικά. Όσον αφορά την εφαρμογή Mac, κατά τα πρώτα βήματα, ο χρήστης σίγουρα θα αναρωτηθεί αρκετές φορές γιατί μοιάζει. Αλλά τα φαινόμενα μπορεί να εξαπατούν.
Σε αντίθεση με την έκδοση iPhone, μπορείτε να προσαρμόσετε σχεδόν τα πάντα στο Mac, είτε είναι το χρώμα του φόντου, η γραμματοσειρά ή τα εικονίδια στον πίνακα. Έτσι, οτιδήποτε σας ενοχλεί, μπορείτε με μεγάλη πιθανότητα να προσαρμοστεί στην εικόνα σας. Και είμαι σίγουρος ότι μετά από λίγες μέρες χρήσης, δεν θα μετανιώσετε για την φαινομενικά υψηλή τιμή αγοράς. Εάν αισθάνεστε άνετα με την έκδοση iPhone, θα εκπλαγείτε πραγματικά με το τι μπορεί να κάνει η έκδοση για Mac.
Μετά την εγκατάσταση της εφαρμογής, έχετε μόνο δύο στοιχεία στον αριστερό πίνακα, το πρώτο είναι Μηνύματα και το δεύτερο Βιβλιοθήκη. Μηνύματα είναι πάλι ένα κλασικό inbox, στο οποίο οι χρήστες μεταφέρουν τις σημειώσεις, τις ιδέες, τις εργασίες τους κ.λπ. Για να αποθηκεύσετε ένα αντικείμενο στα Εισερχόμενα, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να συμπληρώσετε το κείμενο και μπορείτε να αφήσετε τα υπόλοιπα για αργότερα, πιο λεπτομερή επεξεργασία.
Εκτός από το κείμενο απευθείας στο OmniFocus, μπορείτε επίσης να προσθέσετε αρχεία από το Mac σας, επισημασμένο κείμενο από ένα πρόγραμμα περιήγησης στο Διαδίκτυο κ.λπ. στα Εισερχόμενα. Απλώς κάντε δεξί κλικ στο αρχείο ή στο κείμενο και επιλέξτε την επιλογή Αποστολή στα εισερχόμενα.
Βιβλιοθήκη είναι μια βιβλιοθήκη όλων των έργων και φακέλων. Μετά την τελική επεξεργασία, κάθε στοιχείο πηγαίνει από τα Εισερχόμενα στη Βιβλιοθήκη. Οι φάκελοι που περιλαμβάνουν έργα δημιουργούνται πολύ εύκολα. Ο χρήστης μπορεί να χρησιμοποιήσει μια σειρά από συντομεύσεις πληκτρολογίου που θα διευκολύνουν πολύ την εργασία του στην εφαρμογή. Π.χ. Πατώντας enter δημιουργείται πάντα ένα νέο αντικείμενο, είτε πρόκειται για έργο είτε για εργασίες μέσα σε ένα έργο. Στη συνέχεια, χρησιμοποιείτε την καρτέλα για εναλλαγή μεταξύ των πεδίων για συμπλήρωση (πληροφορίες σχετικά με το έργο, πλαίσιο, οφειλόμενο κ.λπ.). Έτσι, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα έργο δέκα εργασιών και πραγματικά χρειάζονται μόνο λίγα λεπτά ή λίγα δευτερόλεπτα.
Εισερχόμενα και Βιβλιοθήκη περιλαμβάνονται στο λεγόμενο Προοπτικές (θα βρούμε εδώ Εισερχόμενα, Έργα, Περιεχόμενα, Οφειλόμενα, Επισημασμένα, Ολοκληρωμένα), το οποίο είναι ένα είδος μενού στο οποίο ο χρήστης θα μετακινηθεί περισσότερο. Τα επιμέρους στοιχεία αυτής της προσφοράς βρίσκονται στις πρώτες θέσεις του επάνω πίνακα. Έργα είναι μια λίστα με όλα τα έργα συμπεριλαμβανομένων των επιμέρους βημάτων. Πλαίσια είναι κατηγορίες που βοηθούν στον καλύτερο προσανατολισμό και ταξινόμηση των αντικειμένων.
Δυο σημαίνει το χρόνο με τον οποίο σχετίζονται οι δεδομένες εργασίες. Σηματοδοτείται είναι και πάλι κλασική επισήμανση που χρησιμοποιείται για την επισήμανση. Βαθμολογία Κριτικής θα συζητήσουμε παρακάτω και το τελευταίο στοιχείο Προοπτικές είναι μια λίστα με ολοκληρωμένες εργασίες ή Ολοκληρώθηκε το.
Όταν κοιτάζει το OmniFocus, ο χρήστης μπορεί επίσης να έχει την εντύπωση ότι η εφαρμογή προκαλεί σύγχυση και προσφέρει πολλές λειτουργίες που δεν χρησιμοποιεί. Ωστόσο, με μια πιο προσεκτική εξέταση, θα πειστείτε για το αντίθετο.
Αυτό που με τρόμαξε περισσότερο προσωπικά ήταν η προφανής έλλειψη σαφήνειας. Έχω ήδη δοκιμάσει πολλά εργαλεία GTD και η εναλλαγή από το ένα στο άλλο σίγουρα δεν είναι ευχάριστο. Φοβήθηκα ότι αφού μεταφέρω όλα τα έργα, τις εργασίες κλπ στο νέο εργαλείο, θα διαπιστώσω ότι δεν μου ταιριάζει και θα πρέπει να μεταφέρω ξανά όλα τα αντικείμενα.
Οι φόβοι μου, ωστόσο, ήταν άστοχοι. Αφού δημιουργήσετε φακέλους, έργα, λίστες μίας ενέργειας (μια λίστα εργασιών που δεν ανήκουν σε κανένα έργο), μπορείτε να δείτε όλα τα δεδομένα στο OmniFocus με δύο τρόπους. Είναι το λεγόμενο Λειτουργία προγραμματισμού a Λειτουργία περιβάλλοντος.
Λειτουργία προγραμματισμού είναι η εμφάνιση των αντικειμένων ως προς τα έργα (όπως όταν επιλέγετε Όλες οι ενέργειες για έργα iPhone). Στην αριστερή στήλη μπορείτε να δείτε όλους τους φακέλους, τα έργα, τα φύλλα μιας ενέργειας και στο "κύριο" παράθυρο μεμονωμένες εργασίες.
Λειτουργία περιβάλλοντος, όπως υποδηλώνει το όνομα, είναι να προβάλλετε στοιχεία από την άποψη των Περιεχομένων (και πάλι όπως όταν επιλέγετε Όλες οι ενέργειες σε περιβάλλοντα στο iPhone). Στην αριστερή στήλη θα έχετε τώρα μια λίστα με όλα τα Περιεχόμενα και στο "κύριο" παράθυρο όλες οι εργασίες ταξινομημένες ανά κατηγορία.
Ο επάνω πίνακας χρησιμοποιείται επίσης για καλύτερο προσανατολισμό στην εφαρμογή. Όπως τα περισσότερα πράγματα στο OmniFocus, μπορείτε να το επεξεργαστείτε όπως θέλετε – να προσθέσετε, να αφαιρέσετε εικονίδια κ.λπ. Μια χρήσιμη λειτουργία που βρίσκεται από προεπιλογή στον πίνακα είναι Βαθμολογία Κριτικής (αλλιώς μπορεί να βρεθεί σε προοπτικές/ανασκόπηση) που χρησιμοποιείται για την καλύτερη αξιολόγηση των στοιχείων. Αυτά ταξινομούνται σε "ομάδες": Αναθεώρηση σήμερα, Επανεξέταση αύριο, Αναθεώρηση εντός της επόμενης εβδομάδας, Αναθεώρηση εντός του επόμενου μήνα.
Σημειώνετε μεμονωμένα στοιχεία αφού τα αξιολογήσετε Σημειώστε αναθεωρημένο και θα μετακινηθούν αυτόματα στο δικό σας Αναθεώρηση εντός του επόμενου μήνα. Ή, αυτή η δυνατότητα μπορεί να είναι χρήσιμη για εκείνους τους χρήστες που δεν κάνουν τακτικά σχόλια. Όταν το OmniFocus σάς εμφανίζει ορισμένες εργασίες όπως Επανεξέταση σήμερα, έτσι περνάτε από αυτά και κάνετε κλικ ως Σημειώστε αναθεωρημένο, στη συνέχεια κινούνται σε «αξιολόγηση εντός του επόμενου μήνα».
Ένα άλλο θέμα του πίνακα που μπορούμε να βρούμε στο μενού προβολής είναι Συγκέντρωση. Επιλέγετε ένα έργο, κάνετε κλικ σε ένα κουμπί Συγκέντρωση και το "κύριο" παράθυρο φιλτράρεται μόνο για αυτό το έργο, συμπεριλαμβανομένων των επιμέρους βημάτων. Στη συνέχεια, μπορείτε να συγκεντρωθείτε πλήρως στην εκτέλεση αυτών των δραστηριοτήτων.
Η προβολή εργασιών στο OmniFocus είναι επίσης πολύ ευέλικτη. Εξαρτάται μόνο από τον χρήστη πώς ρυθμίζει την ταξινόμηση, την ομαδοποίηση, το φιλτράρισμα ανάλογα με την κατάσταση, τη διαθεσιμότητα, τον χρόνο ή τα έργα. Αυτό σας επιτρέπει να μειώσετε εύκολα τον αριθμό των εμφανιζόμενων στοιχείων. Αυτή την ευελιξία βοηθούν και οι επιλογές απευθείας στις ρυθμίσεις της εφαρμογής, όπου, μεταξύ άλλων, μπορούμε να ορίσουμε την ήδη αναφερθείσα εμφάνιση (χρώματα γραμματοσειράς, φόντο, στυλ γραμματοσειράς κ.λπ.).
Το OmniFocus δημιουργεί τα δικά του αντίγραφα ασφαλείας. Εάν δεν χρησιμοποιείτε συγχρονισμό, για παράδειγμα, με το iPhone σας, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε μήπως χάσετε τα δεδομένα σας. Μπορείτε να ορίσετε το διάστημα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας σε μία φορά την ημέρα, δύο φορές την ημέρα, στο κλείσιμο.
Εκτός από τον συγχρονισμό με συσκευές iOS, για τον οποίο συζήτησα στο πρώτο μέρος της σειράς, το OmniFocus για Mac μπορεί επίσης να μεταφέρει δεδομένα στο iCal. Χάρηκα όταν είδα αυτό το χαρακτηριστικό. Αφού το δοκίμασα, ανακάλυψα ότι τα στοιχεία με την καθορισμένη ημερομηνία δεν προστίθενται στο iCal σε μεμονωμένες ημέρες, αλλά "μόνο" στο iCal στα Items, αλλά ίσως οι προγραμματιστές να το δουλέψουν εάν είναι στη διάθεσή τους.
Τα πλεονεκτήματα της έκδοσης για Mac είναι τεράστια. Ο χρήστης μπορεί να προσαρμόσει ολόκληρη την εφαρμογή στις ανάγκες, τις επιθυμίες του αλλά και ανάλογα με το βαθμό στον οποίο χρησιμοποιεί τη μέθοδο GTD. Δεν χρησιμοποιούν όλοι αυτή τη μέθοδο 100%, αλλά είναι αποδεδειγμένο ότι αν χρησιμοποιήσετε μόνο ένα εξάρτημα, θα είναι ευεργετικό και το OmniFocus μπορεί να σας βοηθήσει σε αυτό.
Για λόγους σαφήνειας, χρησιμοποιούνται διαφορετικές ρυθμίσεις ή δύο λειτουργίες εμφάνισης, με τις οποίες μπορείτε να ταξινομήσετε τα στοιχεία σύμφωνα με έργα και κατηγορίες. Προσφέρει διαισθητική κίνηση στην εφαρμογή. Αλλά αυτή η πεποίθηση θα διαρκέσει μόνο μέχρι να μάθετε πώς λειτουργεί αυτό το λογισμικό.
Λειτουργία Βαθμολογία Κριτικής σας βοηθά με την αξιολόγησή σας, έχετε πολλές επιλογές για να φιλτράρετε ορισμένες εργασίες. Χρησιμοποιώντας την επιλογή Συγκέντρωση μπορείτε να εστιάσετε μόνο σε ένα συγκεκριμένο έργο που είναι σημαντικό για εσάς εκείνη τη στιγμή.
Όσο για τις ελλείψεις και τα μειονεκτήματα, μέχρι στιγμής δεν έχω παρατηρήσει κάτι που να με ενοχλεί ή να λείπει σε αυτή την έκδοση. Ίσως απλώς ρυθμίσετε τον συγχρονισμό με το iCal, όταν τα στοιχεία από το OmniFocus θα εκχωρηθούν στη δεδομένη ημερομηνία. Η τιμή θα μπορούσε να θεωρηθεί πιθανό μειονέκτημα, αλλά αυτό εξαρτάται από τον καθένα μας και το αν αξίζει η επένδυση.
Για όσους από εσάς έχετε την έκδοση για Mac και δεν ξέρετε πώς να τη χρησιμοποιήσετε ακόμα, συνιστώ να παρακολουθήσετε τα εκπαιδευτικά βίντεο απευθείας από το The Omni Group. Πρόκειται για εκτενή εκπαιδευτικά βίντεο με άριστη γνώση, με τη βοήθεια των οποίων θα μάθετε τις βασικές και πιο προηγμένες τεχνικές του OmniFocus.
Είναι λοιπόν το OmniFocus για Mac η καλύτερη εφαρμογή GTD; Κατά τη γνώμη μου, σίγουρα ναι, είναι λειτουργικό, σαφές, ευέλικτο και πολύ αποτελεσματικό. Έχει όλα όσα πρέπει να έχει μια εφαρμογή τέλειας παραγωγικότητας.
Θα πρέπει επίσης να δούμε το OmniFocus 2 εμπνευσμένο από την έκδοση iPad αργότερα φέτος, οπότε σίγουρα έχουμε πολλά να περιμένουμε.
Σύνδεσμος σε εκπαιδευτικά βίντεο
Σύνδεσμος Mac App Store - 62,99 €
Μέρος 1 της σειράς OmniFocus
Γεια,
ευχαριστώ για την ωραία κριτική, οπότε κατάφερα να πετάξω στυλό και χαρτί και άρχισα να οργανώνω τη δουλειά μου ηλεκτρονικά.
Για το iCal σε συγχρονισμό με το google cal. Έψαχνα για ένα εργαλείο GTD, αλλά έχω ένα πρόβλημα ότι στη δουλειά μου έχω άλλα 2 άτομα που εργάζονται σε αυτό και στην ιδανική περίπτωση πρέπει να κάνουμε συγχρονισμό εργασιών και επιπλέον, ο καθένας μας έχει ελαφρώς διαφορετικό HW (1x Win, 2x Macbook, 2x Iphone, 1x Android). Τα εργαλεία web δεν είναι αρκετά γρήγορα, ειδικά στο τηλέφωνο - το χαρτί είναι πιο γρήγορο.
Τότε δεν καταφέραμε να βρούμε ένα 100% τέλειο εργαλείο. Στη συνέχεια χρησιμοποιούμε το Evernote, εκπληρώνω σχεδόν τα πάντα, συμπεριλαμβανομένης της σύνδεσης με το ημερολόγιο.
Είναι ίσως η 1η λύση GTD που πραγματικά με ανάγκασε να πετάξω τις συντομεύσεις πληκτρολογίου - ταχύτητας - πληκτρολογίου για τη ρίψη σημειώσεων στα εισερχόμενα, προσθέτοντας εξίσου γρήγορα σημειώσεις κειμένου/φωτογραφιών στο τηλέφωνο...
Έχω σημειωματάρια ανά περιοχή, μεγάλα έργα σε ξεχωριστά σημειωματάρια και προτεραιότητες για να βοηθήσω το σύστημα με TAGS. Η πρόοδος στο συγκεκριμένο έργο σημειώνεται με τη βοήθεια του πλαισίου ελέγχου υποχρεώσεων. Εμπνεύστηκα εδώ: http://www.straightpathsql.com/archives/2010/07/getting-organized-a-tasks-life/
Ο συγχρονισμός στο cloud λειτουργεί στη δωρεάν έκδοση, τουλάχιστον για ανάγνωση, αν δεν βρεθεί κάτι καλύτερο, μάλλον θα πάμε στην πληρωμένη έκδοση.
Κάποιος άλλος που χρησιμοποιεί το GTD στο cloud με άλλους ανθρώπους; Τι λειτούργησε καλύτερα για εσάς;
Κατά τη γνώμη μου, ένα ιδανικό εργαλείο θα πρέπει να είναι σε θέση:
– συνδεσιμότητα με email (ανάγκη επιστροφής συνδέσμων στο πρόγραμμα-πελάτη email)
- συγχρονισμός cloud
– δυνατότητα προσάρτησης
– ορισμένες λύσεις ημερολογίου (αυτόματα που πέφτουν στο σήμερα όπως θα έπρεπε)
– εφαρμογή – δηλαδή μπορεί να εκτελείται στο παρασκήνιο και λειτουργούν οι συντομεύσεις πληκτρολογίου, για παράδειγμα
– multiplatform – δεν είναι πάντα δυνατό να περάσετε από ολόκληρη την ομάδα σε Mac+iPhone μόνο και μόνο λόγω GTD
- σταθερότητα
– Σαφήνεια GUI
- βρίσκεται εύκολα
...
Δεν έχω λύσει το Evernote, ειδικά το ημερολόγιο, αν αφήσω μόνο το πρόσθετο εισαγωγής για το web google cal. είναι δυνατή η αποστολή email από το ημερολόγιο μέσω ειδοποίησης στα εισερχόμενα.
Ξέρει κανείς το ιερό δισκοπότηρο; :)
Ευχαριστώ,
Τόμας.
Ευχαριστώ για το ενδιαφέρον σχόλιο. Οφείλω να ομολογήσω ότι δεν έχω καθόλου εμπειρία με το Evernote και προσωπικά δεν βλέπω μεγάλη χρησιμότητα.
Όσο για το πρόβλημα που περιέγραψες, είναι σίγουρα μια εξαιρετική λύση. Είναι σαφές ότι είναι πολύ δύσκολο να βρεις ένα εργαλείο που να λειτουργεί σε όλες τις συσκευές. Επιπλέον, δεν γνωρίζω σχεδόν καμία τέτοια εφαρμογή που να λειτουργεί σε όλες τις συσκευές. Ίσως μπορείτε να δοκιμάσετε την εφαρμογή Wunderlist. Αυτό είναι για όλες τις συσκευές, συγχρονίζεται μέσω του cloud με τον λογαριασμό που δημιουργήθηκε. Άρα θα μπορούσε να είναι μια πιθανή λύση. Μπορεί να χειριστεί τις περισσότερες από τις απαιτήσεις που περιγράψατε. Η εφαρμογή Wunderlist θα συζητηθεί επίσης περισσότερο στο τρίτο και τελευταίο μέρος της σειράς OmniFocus. Τότε είναι ένα ερώτημα αν θα ήταν καλό να συνδυάσετε το Evernote με μια άλλη εφαρμογή ή να περιμένετε μέχρι να βγει μια πολυπλατφορμική που μπορεί να κάνει τα πάντα.
Ευχαριστώ για τον τύπο
Δοκίμασα το Wunderlist, δεν φαίνεται κακό, δυστυχώς είναι πολύ απλό, μάλλον δεν είναι κατάλληλο για τη μέθοδο GTD - δεν υποστηρίζει ετικέτες, συνδέσμους σε e-mail, συνημμένα, στιγμιότυπα οθόνης...
Οπότε μάλλον θα μείνω με το Evernote.
Ευχαριστώ,
Τόμας.
Πρέπει να πω ότι έχω δοκιμάσει σχεδόν τα πάντα στο iTunes όσον αφορά τις εφαρμογές, τα ημερολόγια και τα εργαλεία GTD, αλλά ο πληροφοριοδότης τσέπης κερδίζει για μένα μέχρι στιγμής. Χρησιμοποιώ το omnifocus για πολύ καιρό, αλλά αφού δοκίμασα το πληροφοριοδότη, όλα τα άλλα μου φαίνονται ημιτελή - πάντα κάτι μου λείπει εκεί. Αν και κοστίζει περίπου 10 δολάρια και ομολογώ ότι είναι η πιο ακριβή εφαρμογή μου που έχω αγοράσει ειλικρινά :D:D Μπορεί να συγχρονίσει όλα τα είδη λογαριασμών, μπορεί να υπάρχουν αρκετοί από αυτούς, έχει ένα ημερολόγιο με όλες τις απαραίτητες προεπισκοπήσεις και επιπροσθέτως έχει τέλειο χάρακα - μπορείς ακόμη και να επιλέξεις αν θέλεις να χρησιμοποιήσεις το Franklin Covey/Getting things done/Toodledo στυλ Εξακολουθώ να μην καταλαβαίνω πώς τόσοι πολλοί άνθρωποι δεν το ξέρουν;; :)
Γεια σας, ευχαριστώ για το ενδιαφέρον άρθρο. Παρακαλώ, δώστε μου μια συμβουλή. Προσπαθώ το evernote αυτή τη στιγμή και σε αντίθεση με τον συγγραφέα, μαζί μου
όταν επιλέγετε κείμενο και κάνετε κλικ σε αυτό με το δεξί ποντίκι, δεν προσφέρει "προσθήκη επιλογής στο evernote"
Πρέπει να αντιγράψω το κείμενο χειροκίνητα. Παρακαλώ συμβουλέψτε..;
σας ευχαριστώ