Κλείσιμο διαφήμισης
Mac

Το Evernote ως εργαλείο GTD που βασίζεται σε σύννεφο

Επιλογέας μήλου
22

Αν και η εργασία με εργασίες και τη μέθοδο GTD είναι γενικά ο τομέας των πλατφορμών Mac και iOS, δεν είναι πάντα δυνατό να βρείτε μια κατάλληλη εφαρμογή που να είναι επίσης cross-platform, επομένως μερικές φορές πρέπει να αυτοσχεδιάζετε. Ένας από τους αναγνώστες μας βρήκε μια ενδιαφέρουσα λύση για την εταιρεία χρησιμοποιώντας την εφαρμογή λήψης σημειώσεων Evernote και αποφάσισε να τη μοιραστεί μαζί μας.

Πώς ξεκίνησε

Οι εργασίες αυξάνονται, ο χρόνος μειώνεται και το χαρτί για σημειώσεις δεν ήταν πλέον αρκετό. Έχω ήδη προσπαθήσει αρκετές φορές να μεταβώ σε ηλεκτρονική μορφή, αλλά μέχρι στιγμής πάντα απέτυχε λόγω του γεγονότος ότι το χαρτί ήταν πάντα "γρηγορότερο" και σίγουρα γνωρίζετε την υπέροχη αίσθηση του να μπορείτε να διαγράψετε το τελειωμένο πράγμα που έπινε το αίμα σου πολλές φορές.

Έτσι, η ταχύτητα οργάνωσης και συμβολής όπου κι αν βρίσκομαι αποδεικνύεται απολύτως απαραίτητη, τουλάχιστον για μένα. Πέρασα μια περίοδο χαρτιού στην επιφάνεια εργασίας, αρχεία με σημειώσεις, τοπικά προγράμματα όπως το Task Coach, απόπειρες να χρησιμοποιήσω ένα κεντρικό σύστημα παρακολούθησης αιτημάτων για προσωπικές σημειώσεις, αλλά στο τέλος πάντα έβγαζα ένα μολύβι Α4+ και πρόσθεσα και πρόσθεσα διαγράφτηκε και προστέθηκε...
Ανακάλυψα ότι δεν είμαι μόνος σε μια εταιρεία με παρόμοιες απαιτήσεις, οπότε με τη συνάδελφό μου καθίσαμε μερικές φορές, συγκεντρώσαμε τις απαιτήσεις και ψάξαμε, δοκιμάσαμε. Τι ζητήσαμε για τις σημαντικές ιδιότητες του «νέου χαρτιού» μας;

Νέες απαιτήσεις συστήματος

  • Ταχύτητα εισόδου
  • Cloud sync – σημειώσεις πάντα μαζί σας σε όλες τις συσκευές, δυνατότητα κοινής χρήσης με άλλους
  • Multiplatform (Mac, Windows, iPhone, Android)
  • Σαφήνεια
  • Επιλογή σύνδεσης με email
  • Επιλογές για συνημμένα
  • Κάποια ημερολογιακή λύση
  • Συνδέω με σύστημα παρακολούθησης αιτημάτων στην εταιρεία και σε άτομα εκτός του συστήματός μας
  • Δυνατότητα συντομεύσεων πληκτρολογίου στο σύστημα
  • Σταθερότητα
  • Εύκολη αναζήτηση

Το ξεκίνημά μου με το Evernote

Μετά από μια μάταιη αναζήτηση για το ιερό δισκοπότηρο, αρχίσαμε να δοκιμάζουμε το Evernote, με ενέπνευσε να το κάνω αυτό το άρθρο. Δεν είναι ιδανική λύση, κάποιες ελλείψεις έγιναν εμφανείς μόνο μετά από εντατική χρήση, αλλά εξακολουθεί να κερδίζει στα χαρτιά και τον τελευταίο μήνα χρήσης, οι ενημερώσεις έλυσαν πολλά πράγματα.

Evernote και GTD

  • ΤΕΤΡΑΔΙΑ (Μπλοκ) χρησιμοποιώ για κατηγορίες σημειώσεων όπως σελιδοδείκτες, ιδιωτικός, τεχνολογία, υποστήριξη, βάση γνώσεων, πραγματικές εργασίες, μη ταξινομήσιμο a εισάγετε INBOX.
  • ετικέτες Χρησιμοποιώ ξανά για τις προτεραιότητές τους. Η απουσία ημερολογίου (ελπίζω οι προγραμματιστές να το λύσουν με τον καιρό) αντικαθίσταται από μια ετικέτα iCal_EVENTS, όπου έχω εισάγει σημειώσεις που είναι διπλότυπες και στο ημερολόγιο. Έτσι, όταν τα συναντώ, ξέρω ότι έχουν πιαστεί και τα φροντίζω μόλις εμφανιστεί η υπενθύμιση. Δεν έχω σκεφτεί άλλη λύση ακόμα. Οι αναφορές είναι σημειώσεις για τον μελλοντικό τύπο "Όταν ψάχνω κάτι για το επόμενο έργο". Ολοκληρώθηκε, αυτή είναι η διαγραφή της τελικής εργασίας.
  • Τα μεγαλύτερα έργα έχουν το δικό τους σημειωματάριο, τα μικρότερα τα λύνω μόνο μέσα σε ένα φύλλο και τα εισάγω πλαίσια ελέγχου υποχρεώσεων. Τα γράμματα και οι αριθμοί στην αρχή διευκολύνουν την επιλογή της συγκεκριμένης κατηγορίας κατά τη δημιουργία μιας σημείωσης (απλώς πατήστε το πλήκτρο "1" και εισάγετε) και παρέχουν επίσης ταξινόμηση.
  • Αλλάζω την προεπιλεγμένη προεπισκόπηση σε Όλα τα σημειωματάρια μια ετικέτα Σήμερα, ένας συνάδελφος χρησιμοποιεί μια πρόσθετη ετικέτα για αυτό αμέσως (όσο το δυνατόν συντομότερα) για τη διάκριση της σημασίας μέσα σε μια μέρα, αλλά για το στυλ δουλειάς μου συνήθως δεν είναι απαραίτητο.

Τι έφερε το Evernote

Ταχύτητα εισόδου

  • Στο Mac OS X, έχω συντομεύσεις πληκτρολογίου για: Νέα σημείωση, Επικόλληση πρόχειρου στο Evernote, Αποκοπή ορθογωνίου ή Windows στο Evernote, Αποκοπή σε πλήρη οθόνη, Αναζήτηση στο Evernote ).
  • Το χρησιμοποιώ περισσότερο Νέα σημείωση (CTRL+CMD+N) α Επικολλήστε το πρόχειρο στο Evernote (CTLR+CMD+V). αυτή η συντόμευση πληκτρολογίου εισάγει επίσης έναν σύνδεσμο προς το αρχικό email ή τη διεύθυνση ιστού στη σημείωση, εάν το χρησιμοποιώ π.χ. σε πρόγραμμα-πελάτη αλληλογραφίας ή πρόγραμμα περιήγησης.
    κάτω από το Android είναι ένα widget για γρήγορη εισαγωγή νέων σημειώσεων.
  • Τα νεοδημιουργηθέντα σημειωματάρια θα χωρέσουν αυτόματα μέσα μου INBOX, αν έχω χρόνο θα αντιστοιχίσω το σωστό σημειωματάριο και ετικέτα προτεραιότητας τώρα, αν όχι θα ταξινομήσω αργότερα, αλλά η εργασία δεν θα χαθεί, έχει ήδη καταγραφεί.

Cloud sync

  • Οι σημειώσεις συμπεριλαμβανομένων των συνημμένων συγχρονίζονται με τον αποθηκευτικό χώρο Evernote cloud, το δωρεάν όριο λογαριασμού είναι 60 MB/μήνα, το οποίο φαίνεται να είναι αρκετό για κείμενα και περιστασιακή εικόνα. Έτσι, έχω πάντα την πιο πρόσφατη έκδοση στο τηλέφωνο, στον υπολογιστή ή στον ιστότοπο.
  • Το ίδιο κάνει και ένας συνάδελφος με τον οποίο μοιράζομαι μερικούς από τους φορητούς υπολογιστές μου. Τα βλέπει κάτω από την καρτέλα Κοινή χρήση, ή στον ιστότοπο του λογαριασμού του. Η πληρωμένη έκδοση επιτρέπει επίσης την επεξεργασία κοινόχρηστων σημειωματάριων, εάν το επιτρέπει ο ιδιοκτήτης τους.
  • Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο Ιστού σε ένα δεδομένο σημειωματάριο ή σημείωση και να το στείλετε σε ένα τρίτο άτομο μέσω e-mail. Στη συνέχεια, μπορεί να αποθηκεύσει τον σύνδεσμο στον λογαριασμό της στο Evernote ή απλώς να έχει πρόσβαση σε αυτόν από ένα πρόγραμμα περιήγησης χωρίς να συνδεθεί (εξαρτάται από τις ρυθμίσεις δικαιωμάτων κοινής χρήσης).
  • Ταυτόχρονα, χρησιμοποιώ διαδικτυακούς συνδέσμους ως γέφυρα μεταξύ της εταιρείας σύστημα παρακολούθησης αιτημάτων να ενημερώνει άλλους για την κατάσταση μιας δεδομένης εργασίας
  • Οι σημειώσεις βρίσκονται στον διακομιστή, στο Mac OS X και στο Win είναι όλες συγχρονισμένες, στο Android μόνο οι κεφαλίδες και το μήνυμα που δίνεται γίνεται λήψη μόνο αφού το ανοίξετε. Στην πλήρη έκδοση, μπορούν να ρυθμιστούν πλήρως συγχρονιζόμενοι φορητοί υπολογιστές.
  • Εδώ είναι η πρώτη σοβαρή έλλειψη που πρέπει να αναφερθεί, η οποία ελπίζουμε να λυθεί με ενημερώσεις με την πάροδο του χρόνου. Evernote στα Windows  δεν μπορεί συνδέστε κοινόχρηστους φορητούς υπολογιστές.

Προσέγγιση πολλαπλών πλατφορμών

  • Εφαρμογή Mac OS X - μπορεί να κάνει όλες τις λειτουργίες της έκδοσης web
  • Android - δεν μπορώ να κάνω κοινόχρηστα σημειωματάρια, διαφορετικά τα πάντα (συμπεριλαμβανομένων των συνημμένων, ήχου, σημειώσεων φωτογραφιών), ωραίο γραφικό στοιχείο επιφάνειας εργασίας
  • iOS - μπορεί να κάνει τα πάντα εκτός από στοίβες φορητών υπολογιστών και φυσικά δεν έχει Widget
  • Windows - δεν μπορούν να κάνουν κοινόχρηστα σημειωματάρια, αλλά μπορούν να κάνουν αρχεία παρακολούθησης φακέλου - ενδιαφέρουσα δυνατότητα για αυτόματη μεταφορά σημειώσεων στο προεπιλεγμένο σημειωματάριο.
  • Υπάρχει επίσης στις εξής πλατφόρμες: Blackberry, WinMobile, Palm
  • Η πλήρης διεπαφή του Evernote είναι προσβάσιμη από οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης ιστού
  • Επιλογή σύνδεσης με email – εάν στείλω ένα email μέσω συντόμευσης πληκτρολογίου στο Evernote, έχω έναν τοπικό σύνδεσμο προς το email σε αυτό, τουλάχιστον στο Mac OS X

Αλλα οφέλη

  • Επιλογή συνημμένου – η δωρεάν έκδοση περιορίζεται στα 60 MB/μήνα και συνημμένα εικόνας και PDF, η πληρωμένη έκδοση προσφέρει 1 GB/μήνα και συνημμένα σε οποιαδήποτε μορφή.
  • Σύνδεση με άλλα συστήματα της εταιρείας και άτομα εκτός του συστήματός μας χρησιμοποιώντας συνδέσμους ιστού - όχι τέλεια λύση, αλλά χρησιμοποιήσιμη ναι (πρέπει να δημιουργηθούν μέσω πρόσβασης στο web, γι' αυτό έχω ήδη έτοιμους συνδέσμους στους σελιδοδείκτες μου). Εναλλακτικά, η συγκεκριμένη εργασία μπορεί να σταλεί μέσω email απευθείας από την εφαρμογή, αλλά χωρίς σύνδεσμο.
  • Δυνατότητα συντομεύσεων πληκτρολογίου στο σύστημα.
  • Σταθερότητα - ακόμη και σε εξαιρετικές περιπτώσεις που χρειάστηκε να επαναληφθεί ο συγχρονισμός με τον διακομιστή Evernote. Ωστόσο, αυτό το πρόβλημα δεν παρουσιάστηκε πρόσφατα.
  • Εύκολη αναζήτηση.
  • Μια ενδιαφέρουσα λειτουργία αναγνώρισης κειμένου με χρήση τεχνολογίας OCR, δείτε την παρακάτω εικόνα.

Αυτό που δεν παρέδωσε η Evernote

  • Δεν έχει ακόμα ημερολόγιο (το αντικαθιστώ με ετικέτα iCal_EVENTS).
  • Τα κοινόχρηστα σημειωματάρια δεν έχουν ολοκληρωθεί πλήρως (Windows, εφαρμογές για κινητά).
  • Διαφορετικές ιδιότητες σε διαφορετικές πλατφόρμες.
  • Δεν μπορεί να λύσει εργασίες μόνος του :)

Evernote για Mac (Mac App Store – Δωρεάν)

Evernote για iOS (Δωρεάν)

 

Ο συγγραφέας του άρθρου είναι Tomas Pulc, επεξεργάστηκε από Michal Ždanský

Πηγή
Συζήτηση
Θέματα: , , , , , , , , ,

Σχετίζεται με



Οι περισσότεροι διαβάζονται άρθρα

.