Vratislav Holub Σε μια εποχή που πρέπει να τηρούμε την κοινωνική απόσταση και ωστόσο να συνεργαζόμαστε στενά, οι σύγχρονες τεχνολογίες διαδραματίζουν βασικό ρόλο. Όσο καλύτερα οι ομάδες πληροφορικής μιας εταιρείας μπορούν να κάνουν αυτή τη μετάβαση, τόσο περισσότερο μπορούν να βοηθήσουν τους υπαλλήλους και τους συναδέλφους να αισθάνονται αυτοπεποίθηση και υποστήριξη. Η Western Digital παρουσιάζει οκτώ συμβουλές για τις ομάδες πληροφορικής σας.
Θα μπορούσε να είναι σε ενδιαφέρει
Πάβελ Τζέλιτς Ως προκαταρκτικό μέτρο στο πλαίσιο της κρίσης του κορωνοϊού, όλο και περισσότερες εταιρείες, εταιρείες, αλλά και κυβερνήσεις μεμονωμένων χωρών συνιστούν, ή και συνιστούν άμεσα, εργασία από το σπίτι. Οι ομάδες πληροφορικής βρίσκονται τώρα αντιμέτωπες με το καθήκον να κάνουν αυτή τη μετάβαση και να εξασφαλίσουν συστήματα δεδομένων, φορητές συσκευές υπολογιστών και εφαρμογές στις νέες συνθήκες. Καλούνται να διασφαλίσουν ότι οι εργαζόμενοι και οι συνάδελφοι αισθάνονται ασφαλώς συνδεδεμένοι και πλήρως παραγωγικοί ακόμα και όταν εργάζονται από το σπίτι. Συγκεντρώσαμε μερικές συμβουλές από τις δικές μας ομάδες πληροφορικής που μπορούν να βοηθήσουν με αυτές τις αλλαγές και να εξασφαλίσουν μια πιο επιτυχημένη ροή εργασίας.
Μην καθυστερείς. Ξεκινήστε σήμερα (κυριολεκτικά αμέσως)
Οι περισσότερες εταιρείες και εταιρείες έχουν ήδη μεταφέρει μέρος του εργατικού δυναμικού τους στο οικιακό τους περιβάλλον. Αλλά αν είναι μόνο ένα μικρό μέρος, να είστε προετοιμασμένοι για ένα εντελώς διαφορετικό σενάριο σε περίπτωση που εκατοντάδες ή χιλιάδες άνθρωποι χρειάζονται απομακρυσμένες συνδέσεις σε εικονικά συστήματα ταυτόχρονα. Εάν η επιχείρησή σας δεν έχει ακόμη εφαρμόσει εργασία από το σπίτι ή μόνο εν μέρει, χρησιμοποιήστε αυτό το χρόνο για να προετοιμαστείτε για την πιθανή κατάσταση όπου οι περισσότεροι εργαζόμενοι θα χρειαστεί να έχουν πρόσβαση σε εφαρμογές και δεδομένα από απομακρυσμένες τοποθεσίες. Το να παραμένετε ένα βήμα μπροστά από την υποδομή δεδομένων σας και να έχετε εκ των προτέρων διαθέσιμη καθοδήγηση και τεκμηρίωση θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε την ομαλή μετάβαση σε έναν νέο τρόπο εργασίας στην επιχείρησή σας κατά τη διάρκεια αυτών των κρίσιμων περιόδων.
Δοκιμή μέχρι την πρώτη αποτυχία
Δοκιμάστε τα συστήματά σας για να εξασφαλίσετε απόδοση, αξιοπιστία και επεκτασιμότητα. Δοκιμάζει εφαρμογές και υποδομή υλικού για μέγιστο φορτίο. Ελέγξτε πόσες συνδέσεις μπορεί να χειριστεί το VPN σας. Και στείλτε την ομάδα IT να δοκιμάσει να εργαστεί από το σπίτι. Μάθετε πού μπορεί να υπάρχουν κενά και αδύναμα σημεία όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως. Είναι πολύ καλύτερο να μάθετε τι χαλάει κατά τη διάρκεια των δοκιμών παρά όταν το σύστημα βασίζεται πλήρως από τους εργαζόμενους. Μάθετε λοιπόν εκ των προτέρων πού βρίσκονται τα αδύνατα σημεία και διορθώστε τα αμέσως.
Προωθήστε τη σωστή επιλογή ανάμεσα στα πλήθη των εργαλείων επικοινωνίας και ασφάλειας
Υπάρχουν αμέτρητες εφαρμογές για εικονικές συσκέψεις, ενημερώσεις, κοινή χρήση εγγράφων, δημιουργία έργων και άλλα εργαλεία διαχείρισης και είναι πιθανό τα άτομα στην επιχείρησή σας σήμερα να χρησιμοποιούν περισσότερες από μία (εξουσιοδοτημένες ή μη). Τώρα είναι η ώρα να επιβάλουμε τα επίσημα εργαλεία και τις εφαρμογές που θα πρέπει να χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοι. Βεβαιωθείτε για τον αριθμό των αδειών και συγκεντρώστε οδηγίες (διαθέσιμες και κοινές) σχετικά με τον τρόπο εγκατάστασης και χρήσης των επιλεγμένων εφαρμογών.
Θα μπορούσε να είναι σε ενδιαφέρει
Ετοιμαστείτε για συνεχή παρακολούθηση και υποστήριξη 24/7
Με κάθε νέα κατάσταση, θα πρέπει να παρακολουθείτε προσεκτικά την υποδομή και να μπορείτε να ανταποκρίνεστε σε πραγματικό χρόνο σε διακοπές λειτουργίας. Να είστε έτοιμοι να παρέχετε υποστήριξη πληροφορικής ευρύτερα και σε διαφορετικές ώρες της ημέρας.
Θέσπιση πολιτικής για τη χρήση φορητών υπολογιστών, περιφερειακών και πρόσβασης σε υπηρεσίες
Θα χρειαστεί να θεσπίσετε κατευθυντήριες γραμμές και κανονισμούς για το πώς η εταιρεία σας μπορεί να υποστηρίξει τους υπαλλήλους που εργάζονται από το σπίτι με εργαλεία όπως πρόσβαση στο διαδίκτυο και τεχνικό εξοπλισμό. Θα πρέπει να λάβετε απαντήσεις στις ακόλουθες ερωτήσεις:
- Πόσοι υπάλληλοι θα χρειαστούν φορητό υπολογιστή για να εργαστούν από το σπίτι; Πόσους φορητούς υπολογιστές μπορείτε να παρέχετε;
- Θα πληρώσει η εταιρεία για σύνδεση στο διαδίκτυο και τηλεφωνικές κλήσεις;
- Τι γίνεται αν κάποιος δεν έχει ή δεν έχει επαρκή σύνδεση στο Διαδίκτυο;
- Ποια είναι η προσέγγιση και οι οδηγίες για την παραγγελία περιφερειακών συσκευών όπως πληκτρολόγια, οθόνες, ακουστικά και ούτω καθεξής;
Δημιουργήστε πρακτική (και προσβάσιμη) τεκμηρίωση
Όσο περισσότερο μπορείτε να υποστηρίξετε το απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό να χρησιμοποιήσει τα σωστά εργαλεία, τόσο περισσότερο θα επηρεάσετε την παραγωγικότητα της εταιρείας, αλλά και τη θετική διάθεση στην εταιρεία. Προετοιμάστε τη σωστή τεκμηρίωση και πόρους, ώστε όλοι να μπορούν να εργάζονται καλύτερα - τόσο οι υπάλληλοι που εργάζονται τώρα από το σπίτι όσο και η δική σας ομάδα πληροφορικής. Βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει ένα σαφές μέρος όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να βρουν οδηγίες και οδηγούς σχετικά με τον τρόπο εγκατάστασης επιλεγμένων εφαρμογών και εργαλείων και πού να βρουν αυτές τις εφαρμογές. Επίσης, αφιερώστε λίγο χρόνο για να βεβαιωθείτε ότι όλα τα έγγραφα, τα αρχεία και η πρόσβαση στον λογαριασμό σας για όλα τα συστήματα είναι διαθέσιμα σε όλα τα βασικά μέλη της ομάδας πληροφορικής σας.
Επαναλαμβάνω
Τώρα είναι επίσης μια καλή στιγμή για να μάθετε τι άλλο μπορεί να αυτοματοποιηθεί στις ροές εργασίας σας. Ειδικά ερωτήσεις που απευθύνονται στην τεχνική υποστήριξη. Θα αντιμετωπίσετε πολλές παρόμοιες ερωτήσεις και εργαλεία όπως τα chatbot AI θα σας βοηθήσουν να μειώσετε την πίεση στην ομάδα πληροφορικής σας. Οτιδήποτε μπορεί να αυτοματοποιηθεί, απελευθερώνει την ομάδα σας για να αναλάβει πιο περίπλοκες εργασίες
Μαζί μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα καλύτερο Υπουργείο Εσωτερικών
Συμβουλές και συμβουλές για το πώς να δημιουργήσετε μια γωνιά εργασίας, να οργανώσετε την επιφάνεια εργασίας σας, πώς να εργαστείτε μαζί με την οικογένειά σας σε κοινόχρηστους χώρους ή να προγραμματίσετε διαλείμματα και διακοπές - ακόμα και με αυτό, ίσως χρειαστεί να βοηθήσετε τους συναδέλφους να επιτύχουν τη μέγιστη παραγωγικότητα ενώ συνδεδεμένο με ασφάλεια από το σπίτι σας. Χρησιμοποιήστε μια ποικιλία μέσων επικοινωνίας - σεμινάρια, ανταλλαγή εμπειριών, κοινές συναντήσεις εργασίας - και βοηθήστε να βρείτε τρόπους για να είστε πιο αποτελεσματικοί και να είστε ακόμη καλύτερα συνδεδεμένοι στο εικονικό περιβάλλον. Μπορείτε να προσφέρετε εικονικές υπηρεσίες για λίγο πιο προσωπική επικοινωνία τύπου helpdesk, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν χώρο για ανεπίσημες συζητήσεις εκτός εργασίας. Να είσαι δημιουργικός.
Η τεχνολογία παίζει πλέον βασικό ρόλο. Είναι απαραίτητο να βοηθήσουμε τους ανθρώπους να μείνουν σε επαφή μεταξύ τους σε μια περίοδο που πρέπει να διατηρήσουμε την κοινωνική απομόνωση. Αυτές οι απροσδόκητες αλλαγές αποτελούν πρόκληση τόσο για την υποδομή πληροφορικής όσο και για το ηθικό των εργαζομένων. Οι ομάδες πληροφορικής που λειτουργούν καλύτερα μπορούν να συμβάλουν σημαντικά σε μια επιτυχημένη αλλαγή στην επικοινωνία. Όσο περισσότερο βοηθούν οι ομάδες πληροφορικής, τόσο περισσότερη υποστήριξη θα αισθάνονται οι εργαζόμενοι και θα διατηρούν θετική δέσμευση. Θα θέλαμε να ευχαριστήσουμε τις ομάδες πληροφορικής μας για τη σκληρή δουλειά, την καινοτομία και την υπομονή τους κατά τη διάρκεια αυτής της αλλαγής. Και στους αναγνώστες… να είστε υγιείς, να επικοινωνείτε όσο το δυνατόν περισσότερο και να θυμάστε… backup!
